Dette kapitlet tar for seg det rent praktiske i forbindelse med forberedelser og gjennomføringen av møter. Vi skal se på følgende møtetyper.
Innhold i Årsmøter/Generalforsamling er grundig beskrevet i kapitlet "Styrende organer". Dette avsnittet handler om praktiske forhold rundt forberedelser og teknisk gjennomføring av møtet.
For å forenkle noe, blir både generalforsamling, årsmøter og tilsvarende videre omtalt som årsmøter.
Avsnittet er delt inn i følgende emner:
Årsmøter må forberedes grundig. Det nytter ikke å komme uforberedt til et slikt møte. Her vil det komme alle typer mennesker, og de som er uforberedt blir fort ”kastet til ulvene”.
Vi har sett mange eksempler på;
Listen er lang, og alt skyldes dårlig forberedelse.
Rammene rundt årsmøtet planlegges i god tid før møtet.
Tidspunkt for gjennomføring av årsmøtet skal være nedfelt i vedtektene, da gjerne som en tidsramme. Eks ”innen utgangen av…”. Dersom møtet holdes utenfor perioden besluttet i vedtektene, vil det garantert være medlemmer som krever en forklaring på dette. Nå kan det være tvingende grunner til å avvike fra vedtektene på dette området, men en god begrunnelse må da gis.
For virksomheter som er regulert med lov, er tidsrammen lovbestemt og romslig.
Angående bruk av lokaler for gjennomføring av årsmøtet, må det tas hensyn til flere ting.
Når man har funnet egnede lokaler må disse bookes for å sikre at de faktisk er tilgjengelig når årsmøtet skal avholdes.
Tekniske hjelpemidler, så som PC, projector, witheboard, osv må påses at er på plass innen møtet.
Skal det være bevertning? I så fall, må lokalene være egnet for dette. Hvem skal levere maten? Skal det benyttes cateringselskap eller skal maten lages selv? Det sier seg selv at disse forhold må planlegges i god tid.
Frister for innkalling skal være nedfelt i vedtektene. Denne fristen er viktig å holde, da årsmøtet kan bli underkjent ved brudd på denne, med begrunnelse i at det ikke har vært tilstrekkelig tid til forberedelser.
Hvordan innkallingen skal foregå skal også være beskrevet i vedtektene. Også denne prosedyren må følges, og også her kan årsmøtet bli underkjent dersom innkallingen ikke gjøres riktig.
Det er i hovedsak to måter å foreta innkalling. Begge måtene har til hensikt å sikre at alle medlemmer har muligheter for å sette seg inn i sakene og kunne ha kvalifiserte meninger på årsmøtet.
Den ene måten er å foreta en innkalling uten saksgrunnlag, og med en frist for innmelding av saker til årsmøtet. Innkallingen må inneholde:
Når alle saker, også innmeldte, er behandlet sendes agenda med saksgrunnlag til årsmøtets deltakere.
Den andre måten å foreta innkalling på, er å ha en fastsatt dato for innmelding av saker til årsmøtet i forkant av innkallingen. Da med så lang frist at styret får behandlet sakene. Når da innkallingen sendes ut, inneholder den følgende momenter:
Et årsmøte er ofte, svært feilaktig, betraktet som en noe kjedelig begivenhet. Resultatet er ofte at mange lar være å møte opp, og det blir dårlig oppslutning rundt årsmøtet.
Det bør derfor skapes et ekstra engasjement som bidrar til at medlemmene møter. Det kan for eksempel gjennomføres interessante foredrag om et valgt tema, gjerne innenfor organisasjonens virksomhetsområde. Det kan også arrangeres annen type underholdning. Hensikten er å øke medlemmenes interesse til å delta på årsmøtet. Metoden er da underordnet. Styret må selv finne det beste ”lokkemiddel”.
Uansett hva styret legger opp til, må dette markedsføres i innkallingen på en slik måte at det vekker medlemmenes interesse. Også sakene.
Fristen for innmelding av saker er en absolutt frist, og det er anledning til å avvise saker som meldes inn for sent. Nå kan det være tilfeller hvor avgjørende saker meldes inn for sent, og som styret må ta stilling til hvorvidt de allikevel tas med eller ikke. Dette må i så fall begrunnes.
Det aller viktigste er å sette av nok tid.
Alle innmeldte sakene må som nevnt behandles på et styremøte før årsmøtet, og det må settes av tid til dette når frist for innmelding settes. Viktigheten av dette kan ikke understrekes nok. Det er alt for mange organisasjoner som setter av for liten tid, og det hele blir et hastverksarbeid.
Typiske styresaker som er meldt inn, tas ut for å behandles på styremøte. Innmelder av styresak, må informeres om at hans sak behandles i styret, og ikke årsmøtet.
Også de saker som settes opp av styret må behandles før årsmøtet, og godkjennes av styret. Dette for at styret samlet står bak det grunnlag som legges fram på årsmøtet. Innsigelser under årsmøtet fra styremedlemmer er meget uheldig, og avslører et uforberedt styre, noe som igjen setter spørsmålstegn om tillit.
Styret må i svært god tid før årsmøtet sørge for at valgkomite eller tilsvarende har satt i gang med sitt arbeid med å nominere kandidater for valg.
Styret må også i god tid før styremøtet sørge for at regnskap blir revidert av revisor i henhold til vedtekter.
Noter til regnskapet utarbeides som vedlegg til regnskapet. Årsberetning eller (virksomhetsberetning) utarbeides av styret. Årsberetningen er en beskrivelse av styret og virksomhetens arbeid i løpet av året som er gått. Har virksomheten en daglig leder, er det naturlig at denne er sentral i utarbeidelsen.
Innholdet i årsberetningen kan være:
Styret må også utarbeide budsjetter og virksomhetsplaner for neste år. Hva skal være virksomhetens satsningsområder i påfølgende år. Arbeid og satsningsområder må selvfølgelig være i henhold til vedtekter, verdigrunnlag og strategidokument.
Noen saker kan være vanskelig å presentere for årsmøtet. Det kan være kontroversielle saker, saker som skaper stort og spredt engasjement, eller saker som enkelte dominerende medlemmer har et spesielt forhold til.
Utfallet av slike saker vil ofte være et resultat av hvordan de legges fram.
Styret må først analysere og detektere slike saker. Dernest må styret analysere hva som er ønsket utfall av saken, og forutse hvilke motsigelser eller innspill som kan komme. Så må det legges opp en strategi for hvordan saken skal presenteres for årsmøtet.
Alle saker skal presenteres som et forslag ovenfor årsmøtet, slik at årsmøtet har noe konkret å forholde seg til. Dette gjelder også de små saker som forslag til møteleder, referent, underskrivere og tellekorps.
Planlegg gjennomføringen av møtet ved å utarbeide en dreiebok. Dette vil være til god hjelp for en ordstyrer som blir valgt til å lede årsmøtet, og som ikke alltid har god nok kunnskap om saken som skal behandles.
I denne dreieboken noteres følgende momenter:
Det finnes ingen fasit på hva som skal med i en dreiebok, og momentene ovenfor er kun eksempler.
Til ÅrsmøteVi går nå over til selve gjennomføringen av årsmøtet.
Selve innholdet i årsmøtet er, som nevnt ovenfor, ikke tatt med her. Innholdet er presentert i kapitlet "Styrende organer".
Styret bør møte opp til årsmøtet i god tid før møtet starter. I så god tid at det er mulig å rette på mangler. Det finnes egentlig ingen unnskyldninger for mangelfull planlegging av årsmøter.
Kontroller lokalene, at de faktisk har de beskaffenheter som er planlagt.
Kontroller at tekniske hjelpemidler fungerer.
Sjekk at evt bevertning er på plass eller underveis slik at dett kan servers når det skal.
Klargjør annet utstyr, så som stemmesedler og annet materiell som skal benyttes, at dette er tilstedet og klart.
Noen kaller inn til årsmøtet 15 minutter før møtet starter (det såkalte akademiske kvarter). Personlig er jeg ikke tilhenger av denne praksis. Møtet bør startes på det tidspunkt det er berammet. På samme måte som at det avsluttes innen det fastsatte tidspunkt.
Benytter man dette akademiske kvarter, vil medlemmene komme 15 minutter senere på neste årsmøte. Starter man presis, vil medlemmene være på plass innen årsmøtet starter neste år.
Styreleder åpner møtet med å ønske alle velkommen. På en oppriktig måte. Det er viktig for organisasjonen at medlemmene faktisk føler seg velkommen, noe som gir seg utslag i videre engasjement senere år.
Administrative bestemmelser, og plan for møtet gis uten at det legges opp til diskusjoner. Kort, greit og effektivt.
Avklar fullmakter og øvrige stemmeberettigede.
Så går styreleder rett på sakslisten. Unngå diskusjoner om innkalling og saksliste (dagsorden), men noter innsigelser.
Etter valg av ordstyrer, referent, underskrivere og tellekorps, overgis ordet og evt. klubbe til ordstyrer/møteleder. Denne leder møtet videre i henhold til sakslisten (dagsorden).
For å kunne gjennomføre et effektivt årsmøte, må dette styres stramt. Det vil si at det er antall møtedeltakere, og møtedeltakernes adferd som avgjør hvor stramme tøyler møteleder må holde.
Er det få deltakere, eller godt disiplinerte møtedeltakere, kan møteleder holde en mykere linje for gjennomføringen. Er det mange deltakere eller noen av deltakerne stadig ”skjærer ut” og beslaglegger unødig tid, må møteleder velge en mer formell tilnærming på gjennomføringen.
Møteleder/ordstyrer benytter regler i foretningsorden dersom det er nødvendig. Det vil si at han benytter seg av følgende tiltak.
Når alle saker på årsmøtet er behandlet, er det vanlig at styreleder igjen får ordet for å avslutte årsmøtet. Har det vært valgt ny styreleder, er det denne som avslutter.
Styreleder takker av alle styremedlemmer som har trådt ut av styret, og ønsker alle nye styremedlemmer velkommen. Ovenfor medlemmene bør styreleder også takke for den tillit styret har fått, enten det er nyvalgt eller fornyet tillit.
Her er det vanlig – dersom organisasjonen har slike statutter – å tildele fortjeneste- og/eller hederstegn eller tilsvarende til alle som skal ha slikt.
Medlemmene bør absolutt takkes for engasjement og den tid de har brukt, at de har prioritert å delta på det viktige arbeidet organisasjonen gjør. (Selvfølgelig er det viktig arbeid, ellers ville jo ikke organisasjonen eksistere).
Så, avhengig av innkallingen, går man over til den uformelle sammenkomst og annonsert bevertning og eventuelt foredrag eller annen underholdning.
Til ÅrsmøteVi skal her se på noen begreper som er nyttige i forbindelse med behandling av en sak på årsmøtet. Liten er ikke komplett.
Ved behandling av saker vil det presenteres forslag til avgjørelser. Enten fra styret, eller fra møtedeltakere. Forslagene bør behandles i bestemte rekkefølger for at det ikke skal oppstå kaos.
Noen begreper innenfor flertallsformer kan være nyttig å ta med.
Noen ganger kan man oppnå stemmelikhet. Da er det flere måter dette kan håndteres.
Fra kapitlet Styrende organer, vet vi at organisasjonens styre i hovedsak har tre funksjoner eller hovedoppgaver:
Oppgavene og saker som normalt behandles kan leses om i dette kapitel.
Her, i dette avsnittet skal vi se på den praktiske gjennomføringen av styremøter. Om organisasjonen har egen driftsorganisasjon, eller om det er styremedlemmene som også utfører oppgavene i henhold til organisasjonens formål, vil gjennomføring av styremøtene være nokså likt. Kun styrets oppgaver og saker er forskjellig, og dette er omtalt i kapitlet om Styrende organer.
I dette avsnittet skal vi se på:
Styremøter må gjennomføres i egnede lokaler. Det er flere forhold som det må tas hensyn til:
Spesielt organisasjoner med driftsorganisasjon og egne lokaler benytter disse som styrerom. Ved andre organisasjoner som ikke disponerer egne lokaler, må lokalene leies. Da er det viktig at de overnevnte forhold vurderes.
Hvor ofte skal et styre møte? Det vil i hovedsak avhenge av en ting. Hvor ofte er det behov. Nå kan jo definisjonen av behov være forskjellig. Det er flere faktorer som avgjør behovet.
Det er altså ikke noen fasit, men det anbefales at det minimum gjennomføres ett styremøte hvert kvartal. Avhengig av aktivitet og de andre nevnte forhold gjennomføres styremøtene oftere.
Innkalling til styremøtene bør skje i så god tid at møtedeltakerne får tid til å planlegge møtet og forberede seg i de saker som skal behandles. Styret finner selv ut hvor lang tid i forveien innkallingen bør skje. Det er ingen regulering av dette forhold.
Som det også er omtalt under kapitlet Ledelse, så anbefales det på det sterkeste at det utarbeides en halvårsplan, eller lengre perspektiv, på møtedager. Timeplanen hos folk flest fylles raskt opp, og bråinnkalte møter vil som regel ha lavt oppmøte. Er det i tillegg også regler for hvor mange styremedlemmer som må delta, blir møtet ugyldig og tiden for de frammøtte er bortkastet.
Planlegg faste styremøter i god tid, og send innkallingen til hvert møte i god tid.
Innkallingen bør inneholde:
Innkallingen sendes av sekretær til alle medlemmer av styret. Bruker organisasjonen vararepresentanter, må også disse innkalles. Det bør også vurderes om leder av valgkomité skal innkalles. Det er absolutt å anbefale, da valgkomiteen bør få innblikk i hvordan styret arbeider sammen. Dette for å sette valgkomiteen i best mulig stand til å gjøre sin jobb.
Et effektivt møte betinger gode forberedelser. Hver sak som skal behandles må være godt gjennomarbeidet, og meninger og synspunkter må være klare (Disse kan selvfølgelig endres da de møter de øvrige styremedlemmers meninger og synspunkter).
Lag en dreiebok, som for årsmøter, hvor hver sak får satt av sin tilmålte tid for behandling. Da sakene er godt forberedt, vil det sånn noenlunde være klart hvor lang tid disse tar, slik at en tidsplan blir en del av dreieboken.
Til styremøterEt styremøte er ikke så formelt som et årsmøte. Men det er viktig å holde god struktur slik at styremedlemmene blir motiverte for arbeidet innen styret, og at det ikke oppstår tvil om hva som besluttes.
Møt opp i god tid slik at utstyr som skal brukes under møtet kan sjekkes og eventuelt ordnes.
Start møtet presis. De som ikke er kommet tidsnok, må finne seg i å miste åpningen av møtet. Disse vil sannsynligvis møte tidsnok neste møte.
Noen praktiserer å låse døren når møtet starter, og de som kommer for sent vil ikke få anledning til å delta. Jeg sier ikke at dette er en god løsning i alle sammenhenger, men det må sies at den er svært disiplinerende.
Åpne møtet med å ønske alle velkommen. Det må gjøres på en slik måte at møtedeltakerne virkelig føler seg velkommen og betydningsfulle. Utover dette skal åpningen være kort.
Gjennom møtet er det flere forhold som leder må tenke gjennom for å skape en god møteprosess. Det er normalt ikke nødvendig med forretningsorden på styremøter, da styrene ofte består av et begrenset antall medlemmer. Møtene må likevel inneha nødvendig grad av formalitet.
Dersom det er usikkerhet om konsekvenser av tiltak, kan tiltakene iverksettes som en prøveperiode i avgrenset tid, med påfølgende evaluering.
Også møtedeltakerne har en del oppgaver under gjennomføring av styremøter. Dette kan være:
Til slutt noen generelle råd om kommunikasjon innen styremøtene:
Møtet må avsluttes innen den tid som er satt av. Respekter de andres tid. De fleste har i dag en tettpakket kalender.
Avslutt med å takke for frammøtet og gi ros for konstruktive bidrag. Det er avgjørende for oppmøtet til påfølgende møter, at alle føler at de har vært med på noe viktig.
Til styremøterMedlemsmøter er formelle eller uformelle møter som har til hensikt å informere medlemmer, eller få innspill fra medlemmer i forhold til konkrete saker. Innen linjeorganisasjon er dette fellesmøter for ansatte, og har den samme funksjon.
Hvor ofte medlemsmøter skal avholdes kan variere. For ofte og for sjelden er begge like feil. Men hva som er akkurat passe vil variere med organisasjonstypen og aktivitet. I perioder kan det være viktig med hyppige møter. I andre perioder mindre viktig. Dette er forhold som styret må finne ut av selv, men det må understrekes at det er viktig at både medlemmer og ansatte løpende blir informert om pågående og planlagte aktiviteter.
Det er altså styret som har ansvar for å kalle inn, og gjennomføre medlemsmøter. I linjeorganisasjon er det daglig leder som har dette ansvaret. Ofte vil det i linjeorganisasjoner være et samarbeid mellom daglig leder og tillitsmannsapparat.
Noen medlemsmøter har rene sosiale formål. For eksempel Julebord eller andre lignende tilstelninger. Også disse møtene må gjennomføres i balansert hyppighet.
Dersom det er styret som kaller inn til medlemsmøter, vil det naturlig være sekretær som i samarbeid med styreleder foretar innkallingen. I linjeorganisasjonen vil daglig leder i samarbeid med tillitsmannsapparat/fagforening som foretar innkallingen.
Før innkallingen må det gjøres noen vurderinger for å finne egnede lokaler:
På bakgrunn av dette må man finne egnede lokaler, som er av en slik beskaffenhet at møtet kan la seg gjennomføre. Noen lokaler må bestilles i god tid i forveien. Dette må avklares slik at man ikke får ubehagelige overraskelser. Det sier seg selv at dette arbeidet må starte i meget god tid. Alt etter hva slags møte som skal gjennomføres.
Avtaler med eksterne leverandører av underholdning og bevertning må gjøres i god tid, slik at disse også har mulighet til å forberede sin del av arrangementet.
Når alt dette er klart, er det tid for innkalling.
Det er ikke noen krav til hva som skal med, eller utforming av en slik innkalling, da møtet er av en mer uformell karakter. Det er heller ikke noen krav til frister for innkalling, men praktiske hensyn må tas slik at alle får innkallingen i god tid. Noen momenter som bør dekkes i innkallingen:
Så er det forberedelser til selve møtet.
Eventuelle saker må forberedes godt. Informasjon må gis på en slik måte at møtedeltakerne både forstår informasjonen, og vil være innforstått med eventuelle konsekvenser. Dersom møtet har til hensikt å innhente synspunkter, må saken presenteres på en slik måte at deltakerne blir inspirert og engasjert for at innspillene skal komme. For å slå fast – sakene må forberedes grundig.
På møtedagen, vær tidlig ute. Kontrollere lokalene, at de er tilgjengelig i henhold til avtaler.
Sjekk at utstyr som skal benyttes virker.
Er eventuell bevertning på plass eller underveis?
Forbered mottak av deltakere/gjester.
Start presis. De som kommer for sent, må innfinne seg med at de mister viktig informasjon gitt i starten. Dersom det blir mye forstyrrelser fra deltakere som kommer for sent, bør det vurderes om dørene skal stenges. (Dette må i så fall være presisert i innkallingen).
Den som er ansvarlig for innkalling og gjennomføring ønsker alle velkommen (Styreleder eller daglig leder). Det er viktig at dette blir gjort på en slik måte at alle føler seg velkommen og at de har gjort et riktig valg ved å prioritere medlemsmøtet i stedet for annen aktivitet.
Start selve møtet med å avklare behovet for referat. Foreslå i så tilfelle en til å skrive referatet. Normalt vil dette være sekretær eller daglig leder, men også andre kan benyttes.
Velg en ordstyrer som leder møtet om nødvendig.
Vurder om det er hensiktsmessig å innføre forretningsorden. Dette kan gjøres under veis dersom det skulle vise seg å bli nødvendig.
Gjennomfør møtet i henhold til dets hensikt.
Er møtet av en ren sosial karakter, skal det selvfølgelig være hverken referat eller forretningsorden, og man går rett over til det sosiale etter velkomsten.
Avslutt møtet innen besluttet tidspunkt. Det er viktig å takke deltakerne for at de valgte å prioritere møtet og for engasjement og gode bidrag. Dette for at de skal få en opplevelse av at de valgte riktig ved å delta.
Avhengig av hva slags medlemsmøte som har vært gjennomfør, vil det være behov for noe etterarbeid.
Med utvalgsmøter menes møter i arbeidsgrupper, utvalg, nemnder, komiteer og lignende. Disse møtene kan være uformelle, eller formelle. Som en samlebetegnelse videre benyttes begrepet utvalg.
Som regel er det styret som utnevner slike utvalg, men de kan også være valgt av årsmøte/generalforsamling.
Utvalgene rapporterer til den som utnevnte utvalget, kalt oppdragsgiver. Det vil si at dersom utvalget er valgt på årsmøte, er det årsmøte den rapporterer til eller leverer sitt resultat. Er utvalget utnevnt av styret, er det styret den forholder seg til. Er det daglig leder som at utnevnt utvalget, er det daglig leder som er oppdragsgiver og som det rapporterer til. Osv.
Det er ofte vanlig at oppdragsgiver kaller inn leder av utvalget på sine møter for å få rapport angående status i arbeidet. Dette også for å kunne tildele ressurser der det trenge, og for å forsikre seg om at tidsplaner og ressurser holdes.
Alle utvalg velger seg en leder eller sammenkallende, som har ansvar for utvalgets møtevirksomhet og framdrift.
Gjennomføring av slike møter kan minne om arbeidet i styremøter. De kan være like formelle, og det må skrives protokoll fra møtene.
Derfor henvises det til punktet "Gjennomføring og møteledelse" under "Styremøter" ovenfor.
(c) Birger Olsen 2016
Oppdatert okt 16