INNHOLD

BEOlsen informasjonssikkerhet

Valgkomite og valg

I dette kapitlet skal vi fokusere på valgkomiteens viktige oppgave, og gjennomføring av valg.

Dette er beskrevet i et eget kapittel fordi arbeidet som gjøres her, er fundamentalt grunnleggende for virksomheten/organisasjonen. Her dannes suksesskriteriene ved at valgkomiteen finner fram til gode kandidater som skal bekle organisasjonens styre og andre viktige verv innen organisasjonen.

I enkelte organisasjoner er det noen forhold man skal være spesielt oppmerksom på, som innbefatter både valgkomiteen, valgformen og selve valget.
Dette gjelder spesielt valg av organisasjonens leder, og håndtering av kulturforskjeller. Vi har sett litt for mange ganger at organisasjoner har blitt splittet fordi det har vært uenighet med valg av leder.
Selv i små og lokale organisasjoner kan forholdet være splittende, men utfordringen øker med størrelsen av organisasjonen. Omfatter organisasjonen flere land, er kulturforskjellene store, og faren for splittelser er overhengende dersom man overser dette.
Løsningen er ofte konsensus. Benkeforslag (se lenger ned) kan være katastrofalt. Bare at det reises benkeforslag kan være nok for å sette i gang en splittelsesprosess.
Som eksempel her kan vi se på valg av ny Pave. Først når alle kardinalene som sitter innesperret i det Sixtinske kapell er enige, og det er konsensus om valget, blir det hvit røyk i skorsteinen, og ny pave er valgt.

Disse nevnte forhold gjelder ikke like sterkt i alle typer organisasjoner. Valgkomiteen må gjøre en vurdering om slike forholdene er viktig i sin egen organisasjon.

Som tidligere og senere nevnt, skal metode for innstilling og valg beskrives i vedtektene.

Valgkomiteen

Valgkomiteens oppgave er som nevnt å finne kandidater til organisasjonens styre. Normalt skal valgkomiteen arbeide selvstendig på vegne av eierne/medlemmene, og kun svare ovenfor medlemmene ved årsmøte. Det vil si at de skal ta selvstendige vurderinger og ikke være styrt av det sittende styre. Vedtektene skal beskrive ansvars- og arbeidsform for valgkomiteen.
Jeg har erfart at i noen organisasjoner skal innstillingen godkjennes av det sittende styre før det presenteres for eierne/medlemmene. Dette basert på vedtektene for organisasjonen. Metoden er etter min mening uheldig, da det kan reises tvil om valgkomiteens integritet.

Valgkomiteen skal velges av eierne/medlemmene på generalforsamlingen/årsmøtet (kalt årsmøtet videre) i henhold til organisasjonens vedtekter. Valgkomiteen setter selv opp kandidater til neste valgkomité i henhold til vedtektene, som årsmøtet tar stilling til. Det er ikke uvanlig at styret bidrar med forslag til kandidater til valgkomité, men dette må ikke være bindende for valgkomiteen.

Ved innstilling og valg av valgkomité, må eierne/medlemmene være årvåkne. Jeg har i noen organisasjoner lagt merke til at valgkomiteen har en tendens til å gjøre arbeidet enklest mulig for seg selv. Et par eksempler:

Hyppig bruk av gjenvalg, selv om medlemmer i styret burde vært skiftet ut.
Innstille den første som svarer ja, uten å sjekke motiver eller holdninger.
Innstilling basert på synsing eller rykter, framfor intervju og innhenting av fakta.

Medlemmer som velges til valgkomiteen må være personer som vil ta sin oppgave på fullt alvor. Innledningsvis skrev jeg at arbeidet i valgkomiteen er fundamentalt grunnleggende for organisasjonens suksess, men vi kan trekke den lengre ved at valg av valgkomité er grunnleggende.

Vedtektene må si noe om hvor lang funksjonstid medlemmene av valgkomiteen har, samt beskrive rammene for arbeidet i komiteen.

Medlemmene som velges til valgkomité må ha god kjennskap til organisasjonen, samt vedtekter og verdier for organisasjonen.

Legitimitet og habilitet

Valgkomiteen gis legitimitet for sitt arbeid på årsmøtet. Det vil si at årsmøtet gjennom sitt valg, gir valgkomiteens medlemmer tillatelse til å finne fram til kandidater for neste valgperiode.

Gjør valgkomiteen en grundig jobb med å finne gode kandidater til styre og utvalg, går innstillingen som oftest gjennom hos eiere/medlemmer. Det må nevnes at det har vært mange tilfeller hvor så ikke har vært tilfelle, og benkeforslag (forslag som stilles direkte fra eiere/medlemmer) har blitt valgt framfor de som ble innstilt av valgkomiteen.

Det er eierne/medlemmene som bestemmer.

Valgkomiteen bør arbeide selvstendig, og ikke være bunnet av andre forhold enn det mandat de fikk på årsmøtet. Det er for eksempel svært uheldig at medlemmer av valgkomiteen også har forpliktelser i det sittende styre. Den enkelte kan nok håndtere en slik situasjon, men det vil alltid være tvil om habilitet, dersom medlem av valgkomite har flere roller.

Imidlertid bør leder av valgkomité ha tilgang til å observere styret, gjennom å delta på styremøtene, samt være på distribusjonslisten for protokoller fra styret. Dette for å få kjennskap til det interne forhold innen styret, og se hvordan det enkelte styremedlem fungerer. En slik tilgang er sjelden regulert i vedtekter, og må avtales med styreleder for å få en god praksis i så måte.

Oppgaver

Det er ingen som skal påstå at arbeidet i en valgkomité er en enkel oppgave. Det er mye arbeid, og til dels svært mye arbeid. Det må det være for at grunnlaget for neste sammensetning av styre skal være så godt som mulig. Som nevnt er dette arbeidet grunnlaget for virksomhetens suksess.

Hvilke oppgaver har så valgkomiteen? Den skal:

Sette seg inn i vedtektene og være klar over hvordan valgkomiteen skal arbeide, samt hvilket mandat den har.
Kjenne langsiktig visjon og strategi for organisasjonen, som vil gi en bakgrunn for kandidatenes nødvendige kvalifikasjoner.
Ha oversikt over hvilke roller eller funksjoner som skal velges, og for hvor lang tid.
Sette seg inn i arbeidsbeskrivelsen for den enkelte rolle, og kjenne hvilke arbeidsoppgaver som skal løses.
Kjenne til nødvendige kvalifikasjoner som den enkelte rolle krever.
Finne de beste kandidatene til å bekle de enkelte roller.
Motivere kandidatene for oppgavene de har i sine roller.
Presentere innstillingen på årsmøtet. Det vil si at en representant fra valgkomiteen (normalt leder) presenterer innstillingen.
Ta hånd om, og motivere kandidater som "vrakes".

Arbeidet med å finne gode kandidater til et styre, kan sammenlignes med en ansettelsesprosess i en bedrift, hvor bedriften er prisgitt å få tak i gode medarbeidere. Bedriften er prisgitt å få tak i gode medarbeidere. Det samme gjelder alle organisasjoner.

Plan for arbeidet

Når begynner arbeidet i valgkomiteen?

De fleste av oss har vel vært i befatning med valgkomiteer som starter sitt arbeid med å finne kandidater 14 dager før årsmøtet. Man kan da spørre seg; hvilken kvalitet har resultatet av dette arbeidet? Resultatet blir ofte panikkløsninger og overtalelser av ikke fult så motiverte medlemmer, mens ressurssterke og motiverte medlemmer aldri ble forespurt.

Så, jeg spør igjen – når bør arbeidet i valgkomiteen begynne?

Mitt svar er dagen etter den er valgt på årsmøtet (eller i nærheten). I alle fall så tidlig som mulig. Når man ser på hva valgkomiteen burde gjøre i henhold til de listede oppgaver nedenfor, skjønner man at dette ikke er gjort på et par uker.

Det første møtet i valgkomiteen vil da være å planlegge arbeidet for å kunne komme i mål til neste årsmøte.

Sett opp en tidsplan
Kartlegg hvilke roller som skal ha valg neste årsmøte
Legg en strategi for kriterier til de enkelte rollene. Ta hensyn til:
- Kjønnsfordeling
- Geografisk fordeling
- Gjenspeiling av medlemssammensetning
- Arbeidsoppgaver
- Lover eller vedtekter for organisasjonen.
- Visjon og strategi for organisasjonen.
Kartlegg medlemmenes kompetanse og motivasjon
Vurder kandidater
- Nye kandidater
- Gjenvalg.
Forespør kandidatene med motivasjon
Utarbeid innstillingen
Presentasjon på årsmøtet

Under hele denne prosessen må det arbeides aktivt med rekruttering. Se mer under.

Tidsplan

For å sikre seg at valgkomiteen blir ferdig med sitt arbeid til årsmøtet, må det lages en tidsplan med faste milepæler. Det vil si at alle oppgavene for valgkomiteen må tidsberegnes, og det må fastsettes når oppgavene skal være ferdige.

Som eksempel på en slik tidsplan, kan en bruke mal for handlingsplan som utgangspunkt. Det er de samme mekanismer som må til for valgkomiteens arbeid, som for styret med hensyn til å planlegge arbeidsoppgaver.

Kartlegge roller

Det er vedtektene som bestemmer hvilke roller eller funksjoner som skal velges. Både for styret og for utvalg som skal velges. I tillegg må det forefinnes en oversikt over hvem som er på valg. Dette finner man ut ved å gå inn i protokoller fra tidligere årsmøter.

Ved hjelp av disse verktøy vil valgkomiteen få oversikt over hvilke funksjoner som er på valg neste årsmøte.

En viktig ting å presisere her, er at personer som er valgt inn i roller, er valgt av Årsmøtet/Generalforsamlingen. Og disse er valgt for en bestemt periode. Det vil si at valgkomiteen kan ikke innstille ny kandidat til erstatning for en som allerede befinner seg inne i den valgte periode. Det er kun Årsmøtet/Generalforsamlingen, eller ekstraordinært sådan, som kan fjerne en valgt person gjennom særskilt behandlet mistillitsforslag. Om en person trekker seg frivillig, er det en annen sak. Dersom en person som allerede er valgt inn i et embete, innstilles til et annet embete, og han eller hun aksepterer dette, betyr det at denne også frivillig trekker seg fra det embetet han eller hun tidligere er valgt inn i. Da kan ny kandidat innstilles.
For å trekke en parallell, er det dette forhold som gjør det så vanskelig å forkaste en stortingspolitiker som viser seg uegnet. Denne er valgt av et Stortingsvalg for 4 år, og det er kun et Stortingsvalg som kan fjerne ham eller henne, og det skjer altså ikke før ordinært stortingsvalg holdes. Han eller hun kan selvfølgelig miste alle interne verv i Stortinget, men er like fulgt valgt stortingsrepresentant.

Nå kan det være lurt av valgkomiteen å ha egen oversikt som viser når de forskjellige funksjoner er valgt, og hvor lenge de er valgt for. Dette vil være et nyttig verktøy i arbeidet, og denne oversikten må overleveres til de som til enhver tid er i valgkomiteen.

Eksempel på oversikt. Eksemplet viser ikke sammensetninger av utvalg som for eksempel valgkomité og revisorer. Disse føres inn på samme måte. Hver enkelt organisasjon må lage sin egen tilpassede oversikt.

Strategi

Det er flere ting å ta hensyn til når kandidater skal velges til en rolle eller funksjon.

Lover og forskrifter. Noen organisasjoner er underlagt norsk lov for slike organisasjoner. Som eksempel kan vi nevne aksjeselskaper og samvirkeselskaper. I slike selskaper må valgkomiteen passe på at gjeldende lover og regelverk blir fulgt.
Organisasjonens egne vedtekter. Disse gir en rekke retningslinjer for funksjoner og valgperioder osv.
Visjon og strategi. Organisasjonen kan ha en visjon om utvikling og en strategi for å nå ønsket utvikling. Dette er forhold som kan kreve spesiell kompetanse eller kvalifikasjoner.
Arbeidsoppgaver. Hver rolle eller funksjon i styre og utvalg setter krav til hva innehaver av funksjonen må kunne beherske. Arbeidsoppgavene er ofte beskrevet i egne stillings- eller arbeidsinstrukser.
Kompetanse. Hva kreves av kompetanse for å kunne løse arbeidsoppgavene. Leder og nestleder bør ha gode lederegenskaper, sekretær bør være skrivekyndig og ha god orden. Kasserer bør ha regnskapskompetanse osv.
Geografisk fordeling. Dersom organisasjonen dekker et større geografisk område, bør styret settes sammen med representanter fra forskjellige områder.
Medlemssammensetning. Medlemsmassen bør gjenspeiles i styret. Det kan være alder, yrkesgrupper, osv. Består organisasjonen av flere forbund eller foreninger, bør det tilstrebes at flere av disse er representert i styret.
Kjønnsfordeling. I aksjeselskaper er det i dag et lovbestemt krav om at roller i styret skal fordeles på begge kjønn. Dette er en smart ting å gjøre også for organisasjoner som ikke har slike krav. Erfaring tilsier at styre sammensatt av begge kjønn er bedre til å finne gode løsninger enn der kun et kjønn er representert.

Denne analysen og strategien for valg, er noe som valgkomiteen må gjøre sammen med styret.

Kompetanse

Når strategien er på plass – et arbeid som i utgangspunktet trengs å gjøres kun en gang, eller når det skjer endringer i styret – er det klart for å skaffe oversikt over hvilken kompetanse som finnes blant medlemmene. Dette kan være en krevende og til dels umulig jobb ved store organisasjoner med flere hunder medlemmer. Man klarer ikke å få en komplett oversikt. Her må man se på mulige kandidater først og så kartlegge kompetansen til disse. Et annet tips er å kun fokusere på kompetanse som er nødvendig eller viktig for virksomhetens styre i forhold til arbeidsoppgavene. Kompetanse må ses på i sammenheng med rekruttering, som omtales nedenfor.

Vurdering

Under dette punktet begynner det virkelige arbeidet innen valgkomiteen. Det er vel også her det syndes mest, da mange organisasjoner ikke foretar noen vurdering over hodet.

Det er mange forhold som hver enkelt kandidat må vurderes ut fra:

Kjennskap til organisasjonen. Hvor godt kjenner vedkommende den organisasjonen han eller hun skal arbeide for? Eventuelt, er det noe vedkommende kan tilegne seg i tilstrekkelig grad før valg?
Tidligere erfaringer. Har vedkommende erfaring fra andre styreverv? Tilsvarende verv? Annet relevant organisasjonsarbeid?
Personlige egenskaper / egnethet. Dette området kan være sammensatt. Det omfavner både kompetanse, erfaring og holdninger. Det vil være forskjellige egenskaper til de forskjellige funksjoner som må vurderes.
Utvist engasjement / resultat. Hvordan vedkommende engasjerer seg, og tidligere har engasjert seg i arbeidsoppgaver og eventuelle styrearbeid, vil være en god pekepinn på hvordan vedkommende også vil løse de nye arbeidsoppgavene.
Holdninger til samarbeid. Kandidatens holdninger til samarbeid er viktig. Det er kanskje bedre å luke ut de med svake holdninger, selv om de ellers er faglige dyktige. Har et medlem i et styre svake holdninger, kan dette medføre redusert ytelse for hele styret.
Holdninger til funksjonen. Spesielt for lederfunksjonen er det viktig å finne ut av kandidatens motiver for funksjonen. Kandidater som ønsker å være leder kun fordi det medfører status å inneha funksjonen, eller kun for egne ambisjoner, er kanskje ikke den som bør velges. Kandidater som er ydmyke til rollen, har ambisjoner for organisasjonen, og vet at det kreves mye arbeid, bør absolutt foretrekkes dersom kandidaten ellers er kvalifisert.

Hvordan framskaffe opplysninger om kandidater som gir grunnlag for vurderinger? Noen kilder kan være:

Innledende intervju med kandidater.
Observasjon av kandidater i arbeid og styrearbeid.
Forslag fra styret. Styret kan foreslå kandidater, men valgkomiteen er selvstendig og uavhengig.
Bruk av referanser.

Hele vurderingen med personopplysninger og betraktninger må håndteres sensitivt og ikke tilkomme uvedkommende.

I noen organisasjoner er det regulert i vedtektene at nominasjonen ikke skal begrunnes. Dette er en klok regulering, da begrunnelser ovenfor velgerne ofte resulterer i sterke meninger og en urolig valggjennomføring.

Når dette er sagt, kan en nominasjonsprosess være en nokså "skitten" prosess. Kandidater diskuteres, og som nevnt er dette sensitiv informasjon som ikke må tilflyte uvedkommende. Det valgkomiteen skal vokte seg for i denne prosessen, er at vurderingene er grunnlagt på fakta, og ikke synsinger og meninger fra enkeltpersoner. Det er lett at gode kandidater blir skviset ut på grunn av usanne "rykter". I slike tilfeller vil det være svært viktig at kandidaten får lov til å uttale seg til valgkomiteen, for eksempel gjennom et intervju. Selv om vedtektene skulle tilsi at nominasjonen ikke skal begrunnes ovenfor velgerne, bør kandidaten selv – om han har kjennskap til at han er under vurdering – få informasjon om hvorfor vedkommende eventuelt ikke blir innstilt. Gjerne med en anbefaling om hva han kan gjøre for å kvalifisere seg. Det vil hjelpe vedkommende til å både å forstå, og eventuelt forbedre seg og sine prestasjoner, samt kvalifisere seg til en senere anledning. Rett og slett en avklarende og rettledende medarbeidersamtale. Hele prosessen må være preget av ryddighet og rederlighet, både ovenfor organisasjonen og for den enkelte kandidat.

Forespørsel

Forespørsel er et tema som må foregå parallelt med vurdering av kandidater. Disse to temaene henger nøye sammen.

Det å forespørre kandidatene er absolutt nødvendig for å klargjøre om vedkommende er en aktuell kandidat. Dette er ofte beskrevet i vedtektene som et krav. Det tar seg dårlig ut dersom en innstilt kandidat informerer årsmøtet om at han eller hun ikke ønsker å ta på seg oppgaven. En ikke-forespurt kandidat trenger ikke å føle seg bunnet av innstillingen.

Å forespørre kandidater er et arbeid som bør startes opp minimum 6 uker før årsmøtet. Gjerne tidligere.

Kandidater kan kontaktes ved hjelp av telefon, e-post, brev eller intervjuer. Intervjuer er en svært god måte å få informasjon til vurdering.

Det må settes svarfrist for tilbakemelding, slik at andre kan kontaktes dersom kandidat gir avslag.

Innstilling

Når alt er klart – kabalen er lagt – er det klart for å oppdatere egen oversikt og klargjøre innstillingen for presentasjon på årsmøtet.

Med utgangspunkt i oversikten som ble utarbeidet tidligere (eksemplet under «klarlegge roller») er innstillingen presentert i samme oversikt.

Dette er kun et eksempel på hvordan det kan gjøres. Hver enkelt organisasjon må, som nevnt, finne sin egen metode å gjøre arbeidet innen valgkomiteen, som ellers i organisasjonen.

Personellbehandling

Dette punktet har jeg kalt personellbehandling i mangel av en mer egnet overskrift. Personellbehandling skal jo utføres av ledelsen i en organisasjon. Det jeg mener her er hvordan Valgkomiteen behandler kandidatene til innstilling, og ikke minst de som ikke når opp eller blir vraket.

Det er valgkomiteens medlemmer som alene kjenner grunnen til innstillingen eller hvorfor kandidater ikke blir innstilt.

Alt for mange ganger etterlates det dyktige medlemmer i organisasjonen som tapere, overlatt til seg selv, ødelagt og tappet for motivasjon. Med ødelagt mener jeg tapt for organisasjonen.

Valgkomiteen har en særskilt oppgave å ta vare på disse kandidatene som ikke nådde opp ved innstillingen. Valgkomiteen bør ta en «medarbeidersamtale» med disse, og på en konstruktiv måte forklare hvorfor vedkommende ikke nådde opp. Gjerne foreslå hvordan kandidatene kan kvalifisere seg bedre, og kanskje være klar ved neste innstilling. Dette kan være en vanskelig sak, da noen kandidater kan ha et for høyt selvbilde, og mene at de var den eneste som var skikket til vervet. Like fullt må også disse vrakede kandidater tas vare på, og bygges opp etter det nederlag det er å bli vraket, og bygge opp motivasjonen for videre innsats for organisasjonen.

Presentasjon

En representant fra valgkomiteen – som regel leder – legger fram innstillingen under årsmøtets punkt om valg.

Innstillingen må gi en komplett oversikt over styret og utvalg. Både hvem som ikke er på valg og hvem som er på valg.

Innstillingen må motiveres grundig. Spesielt i eierselskaper som aksjeselskaper kan eiere med aksjemajoritet hindre at eiere med liten andel av aksjer kommer inn i styret, noe som flere ganger har vist seg uheldig for selskapet.

I medlemsorganisasjoner, hvor hvert medlem normalt har én stemme, er blokkeringer vanskeligere. Like fullt må innstillingen motiveres godt slik at medlemmene vet hvorfor vedkommende kandidat er innstilt til sin funksjon. I noen organisasjoner gir vedtektene begrensninger i hva som skal begrunnes.

Rekruttering

Rekruttering er behandlet som et eget avsnitt. Dette fordi det er en kontinuerlig prosess som bør foregå uavhengig av hvor en er i tidsplanen.

For å finne fram til de beste kandidater til verv i styret og utvalg, må valgkomiteen ha noen "følere" ute. Eksempler på kanaler for rekruttering er:

Utvalgsarbeid. Personer som utmerker seg gjennom arbeid i utvalg og komiteer kan vise seg å være gode kandidater til senere styreverv. Valgkomiteen må følge med i slike utvalg, komiteer og arbeidsgrupper, og vurdere prestasjoner.
Kursvirksomhet. Personer som er ivrige til å delta på kurs, kan være personer som er engasjert i organisasjonen. Jeg sier kan, fordi det også finnes ivrige kursdeltakere som benytter dette som et påskudd for å slippe unna annet arbeid.
Personlig kjennskap. Der noen i valgkomiteen kjenner til personer som har de riktige kvalifikasjoner, bør disse kunne være kandidater til verv i organisasjonen.
Engasjement og resultater fra andre virksomheter. Personer som gjør en god jobb i andre virksomheter, og som er kvalifisert til verv i organisasjonen, bør vurderes som kandidater.
Tips. Andre kan kjenne til personer som har gode kvalifikasjoner for å kunne gjøre en god jobb i et styreverv, og tipse valgkomiteen om dette. Slike tips kan ofte vise seg å være svært verdifulle.
Medlemslister. En gjennomgang av medlemslistene vil kunne gi oversikt over om det er personer en kjenner til som har de kvalifikasjoner valgkomiteen er ute etter.
Henvendelser fra interesserte. Noen ganger – dessverre ikke så altfor ofte – er det noen som melder sin interesse for å kunne ta på seg oppgaver for organisasjonen. Disse må selvfølgelig sjekkes om de har de nødvendige kvalifikasjoner.
Informasjons- og medlemsmøter. Valgkomiteen bør utnytte informasjons- og medlemsmøter, for å der kunne gi informasjon om styrearbeid og muligheter dette gir til medlemmene. På slike møter deltar gjerne de som er mest motivert for organisasjonens arbeid, og her kan disse motiveres ytterligere.

Etter hvert som valgkomiteen har fått oversikt over gode kandidater til de forskjellige verv i styre og utvalg, starter arbeidet med å motivere kandidatene til å kunne påta seg disse verv.

I dagens samfunn med mange aktiviteter og tilbud, viser det seg at det kan være vanskelig å få folk til å ta på seg oppgaver i forbindelse med styre- og utvalgsarbeid. Det er derfor viktig at riktig motivasjon gis.

Få oversikt over kandidatens interesser og verdier. Finn ut hva slags mennesketype vedkommende er (Se under kapitlet Ledelse). Dette gir en pekepinn på hva som motiverer vedkommende.
Informer om hvorfor vedkommende ansees som kandidat. Vektlegg forhold som motiverer kandidaten. Dette kan være forhold som:
- Kompetanse
- Tidligere resultater
- Egnethet
- Meningsfullt bidrag til organisasjonen
- Organisasjonen trenger vedkommende
- Osv.
Vær ærlig. Ikke gi inntrykk av at det er lite å gjøre, for det er det ikke. Hvor mange ganger har vi ikke hørt at "… det er nesten ikke noe å gjøre…" eller "…det krever ikke mye arbeid…" eller lignende uttalelser. For det første er det usant. For det andre gis det inntrykk av at vervet ikke har noen verdi – at det ikke er viktig.
Ha forventning. Informer kandidaten om at styreverv forplikter. Selv om man er medlem av en frivillig organisasjon, så er det ikke lenger frivillig om man tar på seg oppgaver som styreverv eller tilsvarende. Slike oppgaver er like forpliktende som et lønnet arbeid.
Som en digresjon kan man si at begrepet frivillig er noe misvisende. Man kunne kanskje heller satt skille mellom lønnede- og ulønnede organisasjoner.
Styrearbeid er kompetansegivende. Styrearbeid er noe man kan sette på sin CV, og det blir vektlagt i vurdering av ansettelser i arbeidsforhold.

Gi kandidaten en betenkningstid dersom det er nødvendig. Det kan være forhold i hjemmet som må avklares. Betenkningstiden bør ikke være for lang, og må ses i sammenheng med tidsplanen. Det må være tid til å kunne kontakte flere kandidater.

Møter

Møtene innen valgkomiteen bør ha en stor grad av formalitet. Se under møteledelse for styre.

Det må skrives protokoller fra møtene. Disse protokollene er ikke offisielle for virksomheten, og skal kun forefinnes innen valgkomiteen. Protokollene, sammen med nødvendige oversikter over valgperioder for de forskjellige funksjoner må overleveres til neste valgkomité ved utskiftninger i komiteen. Det bør være leder av valgkomité som oppbevarer dette materiellet som er sensitivt med personopplysninger. Materialet må derfor oppbevares i henhold til dette.

Valg

I alle demokratiske organisasjoner, må det være et system for at medlemmene kan uttrykke sin mening, og påvirke et valgresultat.

Hvordan selve valget skal foregå, skal som tidligere nevnt være beskrevet i vedtektene.

Det er vanlig at styrets leder velges for seg selv, mens øvrige styremedlemmer kan velges sammen. Men dette kan varieres. Dersom vedtektene sier det, eller noen av medlemmene ønsker det, kan alle velges hver for seg. Også dersom det kommer benkeforslag på noen av funksjonene, skal disse velges separat.

Ofte er det bare en kandidat som blir foreslått til et verv eller en funksjon, og denne blir framsatt av valgkomiteen. Dersom det ikke er motforestillinger, reist i form av benkeforslag, er det vanlig at denne velges ved enkel akklamasjon. Det vil si at medlemmene klapper.

I noen organisasjoner fremsettes det flere kandidater til verv – spesielt leder, hvor alle er presentert i henhold til gitte rammer og tidsfrister beskrevet i vedtektene, og medlemmene velger hvem de vil ha inn i organisasjonens ledelse.

Benkeforslag - motforslag

Et benkeforslag er et forslag på kandidat til valg på en funksjon, som reises fra medlemmene – «benkene».
Benkeforslag, eller motforslag mot valgkomiteens innstilling - må avgjøres ved et valg.

Innledningsvis i kapitlet har jeg beskrevet situasjoner hvor muligheter for benkeforslag er uheldig.
Et benkeforslag kan gi mange uheldige signaler. Det gir signal om mistillit til valgkomiteens arbeid, eller mistillit til den person som er innstilt. Når dette legges sammen med den splittende effekt nevnt innledningsvis, kan det i enkelte tilfeller bli vanskelig å samle medlemmene, samt gjennomføre et godt samarbeid innad i organisasjonen.

Ofte sitter valgkomiteen med informasjon om kandidatene som ikke kan deles med medlemmene som skal velge kandidaten. Det kan i noen tilfeller være sterke grunner til den innstilling som fremsettes, som altså medlemmene ikke kjenner. I slike situasjoner vil også benkeforslag være uheldig for organisasjonen.

Men, den demokratiske prosess i organisasjonen må ivaretas. Da er benkeforslag en mulighet til å oppnå dette.

Vedtektene må beskrive hvordan og når benkeforslag skal kunne fremsettes. Dette er absolutt nødvendig for å hindre at posisjoner i styret blir "kuppet" av en fraksjon av medlemmene.

En mulig regel kan være at et benkeforslag først er gyldig dersom det støttes av et gitt antall medlemmer. Dette for å hindre rent anarki. (Et hypotetisk senario hvor alle foreslår seg selv).

Et støttet benkeforslag hindrer allikevel ikke at noen medlemmer (mange nok) har blitt enige i forkant av årsmøtet, om å stemme inn en av «sine», samt at de ikke informerer noen om dette. Har denne gruppen flertall på årsmøtet, vil denne kandidaten bli valgt framfor valgkomiteens innstilling.

Et slikt «kupp» kan unngås ved at benkeforslag skal offentligjøres for medlemmene, i en akseptert og vedtektsbeskrevet tid forut for årsmøtet, for at benkeforslag skal kunne være gyldig. Dette forutsetter at også valgkomiteens innstilling offentliggjøres for medlemmene ytterligere en tid før dette. En slik metode vil hindre kupp, og de som støtter valgkomiteens innstilling vil også kunne mobilisere på årsmøtet.

Lukket votering - skriftlig valg

Dersom det er fremmet benkeforslag, må medlemmene velge mellom kandidat innstilt av valgkomiteen og kandidat (eventuelt kandidater) fremmet som benkeforslag.

Måten dette gjøres på er gjennom det som kalles lukket votering, eller skriftlig valg. Grunnen til at det skal foretas skriftlig valg, er at hvert enkelt medlem da kan velge sin kandidat ut fra egen overbevisning, og ikke behøve å bli stilt til ansvar for sitt valg.

Her er det svært viktig at styret har forberedt at skriftlig avstemning kan skje, og forberedt stemmesedler.

Hvert medlem gir sin stemme ved å anføre sin kandidats navn på stemmeseddelen. Det kan også gjøres ved at alle kandidater listes opp og gis et nummer, som anføres på stemmeseddelen av det enkelte medlem. Metoden må opplyses på en tydelig måte, slik at det ikke oppstår tvil.

Stemmesedler som ikke kan tolkes utfra de regler som er gitt, må forkastes.

Når alle stemmesedler er samlet inn, overtar et valgt tellekorps å telle opp stemmene, og kunngjøre dette for ordstyrer.

Stemmelikhet

Etter opptelling av stemmene, og det viser seg at to kandidater har fått like mange stemmer, må noe gjøres for å avklare hvem av disse kandidater som får vervet.

Har valget vært mellom tre eller flere kandidater, og det er en som har fått flest stemmer, er det uten betydning om andre har fått like mange stemmer. Men dersom de to kandidatene som har fått flest stemmer, også har fått like mange stemmer, kan man foreta omvalg på disse to kandidater, og kun disse to.

Skulle man oppnå stemmelikhet mellom to kandidater blir situasjonen mer krevende. Her har man en delt medlemsmasse, og det er viktig at valget ikke medfører noen konflikt. Det er uklokt å benytte metoden hvor ordstyrer har dobbeltstemme, da vedkommende som innehar funksjonen som ordstyrer blir gjort "ansvarlig".

Den metoden som har vist seg mest effektiv er rett og slett loddtrekning. Det høres rart ut, men det er den minst konfliktfylte metode. Ingen gjøres ansvarlig. Vi må huske på at det trekkes lodd mellom to kandidater som begge i utgangspunktet er ønsket inn i vervet. Det eneste man må passe på er at det ikke kan reises spørsmål om gyldighet av trekningen. Vis alltid at det andre alternativet var med i trekningen.

En annen metode som noen steder benyttes ved stemmelikhet, i stedet for loddtrekning, er at en person utenfor organisasjonen velger mellom kandidatene. Dette er brukt noen steder der organisasjonen er underlagt en høyere enhet, og hvor leder av den overordnede enhet er den som foretar sitt valg. Det blir i praksis at den overordnede leder foretar en utnevning av en kandidat som organisasjonen har valgt.

Innsetting i valgfunksjoner

Når overtar det nye styret etter valget?

Her er det mange forskjellige løsninger. Igjen er det noen forhold som regulerer dette. Er det lovbestemt transaksjon av styre, så gjelder selvsagt dette. Ellers så er det organisasjonens vedtekter som er styrende.

Det mest vanlige er at det nye styret overtar umiddelbart, rett etter valget. Dette er fordi at det er det nye styret som etter valget har den lovlige legitimitet til å lede organisasjonen. Ikke det gamle.

Så er det noen unntak. I noen organisasjoner er det praksis at det gjøres en formell installasjon av det nye styret eller enkelte funksjoner. Dette kan komme noe senere, men det er allikevel det nye styret som i mellomtiden har og utfører sin myndighet gitt i vedtektene.

Så, for å komplisere dette noe, er det noen organisasjoner som praktiserer at det gamle styret har den legitime styring inntil det nye styret formelt settes inn. I så fall skal dette være tydelig beskrevet i vedtektene. Dersom ikke, har det nye styret sin legitimitet fra og med tidspunktet de er valgt.

I andre organisasjoner skjer en formell innsetting i flere trinn. For eksempel at leder innsetter de nyvalgte styremedlemmer umiddelbart etter valget, mens leder blir innsatt av en overordnet organisasjon på et senere tidspunkt. Igjen er det vedtektene som regulerer dette, og beskriver hvem som har den legitime funksjon og myndighet i organisasjonen i perioden mellom valg og innsetting.

Det må aldri være tvil om hvem som, til enhver tid, har den legitime myndighet til å lede organisasjonen.