Organisasjonsmodeller

En organisasjonsmodell er hvordan organisasjonen er strukturert. Det finnes utallige variasjoner. Går man detaljert nok, er det vel ikke en eneste organisasjon som er helt lik en annen. Allikevel finnes det i utgangspunktet bare to forskjellige hovedmodeller.
Disse modellene er:

I alle virksomheter finner vi disse organisasjonsmodellene, eller funksjonene i en eller annen form, og som nevnt i et utall av varianter.

Vi skal i dette kapitlet se litt på forskjellene mellom disse hovedmodellene, og i tillegg skal vi ta for oss forholdet med legitimitet og kommando. Hva er det som gjør at en organisasjon kan arbeide lovlig, og hvilke myndigheter har den.
Følgende punkter dekkes:


Drift

En driftsorganisasjon skal utføre det organisasjonen er ment for – det vil si organisasjonens formål. I kommersielle foretak, er det driftsorganisasjonen som skal planlegge, produsere varer og tjenester, samt tjene eller skaffe penger. I statsforvaltningen er det driftsorganisasjonen som skal yte service, utøve stats- og myndighetsfunksjonene. I frivillige organisasjoner, er det driftsorganisasjonen som skal yte brukerstøtte, planlegge- og lede organisasjonen. Dette er altså noe alle har en eller annen form for kjennskap til. Kanskje uten at vi engang tenker over at det er en organisasjon.
En driftsorganisasjon har en daglig ledelse, som er ansvarlig for hele virksomheten.

En driftsorganisasjon er ofte hierarkisk oppbygget, på en fortrinnsvis hensiktsmessig måte, med underavdelinger, seksjoner osv. Hver enhet innen denne organisasjonen har en leder som er ansvarlig for sitt funksjonsfelt, og noen ansatte.
En slik organisasjon benevnes ofte for «linjeorganisasjon», og de fleste som er ansatt i en eller annen jobb i en bedrift eller annen virksomhet, er ansatt i en slik organisasjon.

Som regel (og svært klokt) setter lederen sammen et råd rundt seg som utgjør en ledelsesgruppe. Direktøren leder denne gruppen og tar avgjørelser.
Ledelsesgruppen består som regel av lederen og de nærmeste undergitte mellomledere i hierarkiet.
Eks ledergruppen i en avdeling består av avdelingssjefen og seksjonssjefene.

Hvordan en driftsorganisasjon skal se ut avgjøres av flere faktorer:

  • Hva virksomheten skal gjøre (hva skal den produsere og levere)
  • Hvor stor og omfattende virksomheten er (hvilke ressurser trengs for å produsere og levere i riktig mengde)
  • Hvilke støttefunksjoner virksomheten selv må inneha.

Vi vil gjennom disse kapitlene ikke vie denne type organisasjon stor oppmerksomhet. Derimot den neste organisasjonsmodellen vil bli gjennomgått detaljert.

Til toppen


Kontroll

En kontrollorganisasjon er en organisasjon som opprettes for å føre tilsyn med en virksomhet. Denne organisasjonen er ikke så tydelig som driftsorganisasjonen, spesielt innen kommersiell sektor, og til dels også offentlig sektor. Derimot er denne organisasjonsmodellen veldig tydelig innen frivillig sektor, hvor de fleste har et forhold til denne.

En kontrollorganisasjon har to nivåer:

  • Generalforsamling/årsmøte
  • Styre

Generalforsamlingen eller årsmøte består av virksomhetens eiere, og denne velger et styre.
Styret igjen fører den daglige tilsyn med virksomheten og ansetter en daglig leder som ansvarlig for driftsorganisasjonen. Det finnes også virksomheter og organisasjoner, særlig foreninger og lag, hvor det er styret selv som også utøver den daglige drift.

Generalforsamlingen eller årsmøte har mange betegnelser, men er i hovedsak det samme. Generalforsamling benyttes som begrep der organisasjonen har eiere. Består organisasjonen av medlemmer, benyttes begrepet årsmøte. I sameieselskaper benyttes sameiermøte, og noen selskapsformer benytter deltakermøte. Alle disse er altså i hovedsak det samme, og er organisasjonens øverste myndighet.
For ordens skyld kan det nevnes at den øverste myndighet på nasjonalt nivå benevnes "stortingsvalg". (Selve stortinget er det valgte styret som fører kontroll med driftsorganisasjonen - regjeringen. Stortingspresidenten er styrets leder).

Vi skal vie kontrollorganisasjonen svært stor oppmerksomhet i de videre kapitler.

Til toppen


Autonomitet

Ofte hører vi at en organisasjon er autonom. Hva mener vi med det?

Jo, begrepet autonom betyr selvstyrende. Det vil si at en organisasjon er autonom dersom den selv kan velge eget styre. En organisasjon hvor styret blir utnevnt eller innsatt, er således ikke autonom. Dermed er alle linjeorganisasjoner ikke-autonome, mens de fleste kommersielle organisasjoner og frivillige organisasjoner er autonome. Det vil si; underavdelinger i kommersielle organisasjoner hører naturlig til linjeorganisasjonen, mens den overliggende og komplette organisasjonen er autonom.

Innen frivillige organisasjoner er begrepet autonom litt komplisert. Vi kan ha grader av autonomitet. Lokale foreninger og lag av en landsorganisasjon, kan for eksempel være autonom ved at de kan velge sitt eget styre, men de må forholde seg til sentrale lover og vedtekter (samme sak med forskjellige navn). Det vil si at driften av organisasjonen er styrt sentralt, med tillatelse til å gjøre lokale tilpasninger. Lover og vedtekter for slike lokallag skal godkjennes av den overordnede organisasjonen (sentralstyret). Man kan kalle slike lokale organisasjoner for semi-autonome.

Senere, under kapitlet Styringsverktøy, kommer jeg noe tilbake til dette under avsnittet om Vedtekter. Forholdet angående autonomitet må nemlig være grundig beskrevet i organisasjonens vedtekter, under beskrivelse av organisasjonen. Dette klarlegger hvilken legitimitet organisasjonen har.

Til toppen


Legitimitet

Med legitimitet menes den rett noen har til å utføre de handlinger de utfører.

Det er i praksis ingen som kan gjøre noe som helst i samfunnet uten at de har legitimitet for sine handlinger. Legitimitet er noe som gis en person eller organisasjon på en konstitusjonell måte. En huseier kan ikke foreta utbygging før han har fått godkjenning av noen som igjen har fått legitimitet til å foreta slike godkjenninger. En ansatt kan ikke få tilgang til virksomheten og starte arbeid før formell tilsetting har skjedd. En leder av en frivillig organisasjon må være gitt legitimitet av sine medlemmer gjennom valg før han tiltrer. Osv, osv.

Innen de fleste virksomheter foretas det ansettelse i en stilling. Prosessen kan være at det av daglig leder gjøres en innstilling av søkere, og et råd foretar en formell ansettelse. Det vil si at dette rådet har gitt den ansatte legitimitet til å utføre de oppgaver som tilligger stillingen. I mindre virksomheter kan det for eksempel være en daglig leder som alene ansetter direkte.

Alle slike ansettelser skal gjøres i henhold til, på forhånd godkjente, retningslinjer for organisasjonen eller virksomheten.

Det er altså den som ansetter som også gir legitimitet.

I autonome kontrollorganisasjoner skjer tildeling av legitimitet ved at det foretas et valg. Da er det eierne eller medlemmene som velger etter en på forhånd godkjent metode. For eksempel velges et styre på generalforsamlingen/årsmøtet. Stortinget velges ved stortingsvalg, kommunestyret ved kommunevalg osv. I mindre virksomheter som frivillige organisasjoner osv er det medlemmene som er gitt denne myndighet til å gi styret legitimitet gjennom årsmøte. Det vil være spesielle regler som avgjør om et valg er lovlig eller ikke. Enkelte eiere/medlemmer kan aldri på egen hånd gi et styre legitimitet med mindre dette er gjort ved lovlig årsmøte. Skulle ikke årsmøte vært avholdt og styret har mistet sin legitimitet, må samtlige eiere inn å utnevne et interimsstyre som kan gjennomføre lovlig årsmøte og valg. Gjøres dette av enkelte medlemmer eller eiere, regnes det som kupp, og vil kunne være ulovlig.

I noen organisasjoner gis legitimitet ved hjelp av utnevnelser. Dette gjøres i ikke-autonome organisasjoner, og skjer etter organisasjonens retningslinjer. Utnevnelser kan sammenlignes med en ansettelse. For eksempel utnevnes Statsminister av Kongen i Statsråd. Statsministeren utnevner igjen sine departementsråd. I mindre organisasjoner kan for eksempel leder av styret være valgt av medlemmene, mens han foretar utnevnelser av sine styremedlemmer. Dette er ikke en vanlig styreform, men kan gjøres dersom organisasjonens lover/vedtekter sier dette.

Den som gir legitimitet er også den som kan frata legitimitet. Ingen andre kan gjøre det. I en organisasjon hvor styre er valgt av en medlemsgruppe, er det kun medlemsgruppen som kan avsette det valgte styret gjennom nyvalg.
Er vedkommende utnevnt eller ansatt, er det den som utnevnte eller ansatte som kan frata legitimiteten ved å avsette eller avskjedige vedkommende.

Legitimitet kan også være avgrenset i tid. Åremålskontrakter eller valgperioder er slike tidsavgrensninger. Etter at kontrakter eller valgperiode er utløpt, har vedkommende ikke lenger legitimitet til å utføre sine handlinger, og handlingene vil være ulovlige.

Det må aldri være tvil om hvem som gir legitimitet, eller hvem som har den rette legitimitet i en organisasjon.

Til toppen


Modeller

Linjeorganisasjonen

En linjeorganisasjon er ofte en pyramideformet organisasjon hvor kontrollfunksjonen er utelatt.

Figuren til høyre viser en typisk linjeorganisasjon bestående av en for eks administrerende direktør, avdelinger med avdelingsledere, seksjoner med seksjonsleder under avdelingene og ansatte nederst.

Vi ser av figuren at legitimitetslinjen og kommandolinjen følger hverandre.

Prosjektorganisasjonen

Prosjektorganisasjon er en litt spesiell organisasjonsform. Den er en egen organisasjon som gjerne opprettes innen linjeorganisasjonen, men har en avgrenset virksomhet og funksjonstid.

Prosjektorganisasjonen organiseres med et prosjektstyre som er den kontrollerende virksomhet, og en prosjekt-driftsorganisasjon. Prosjektstyret utnevnes av linjeorganisasjonen, mens prosjektmedarbeiderne i driftselementet ansettes av styret eller linjen.

Figuren over viser en typisk prosjektorganisasjon. Den er som regel etablert i linjeorganisasjonen, og styret i denne organisasjonen blir utnevnt blant ansatte i linjeorganisasjonen. De utnevnte til styret kan komme fra forskjellige enheter innen organisasjonen.

Prosjektstillinger blir etablert for personell som skal arbeide med utførelsen av prosjektet. Både innen planlegging og evt utbygging eller tilsvarende.

Prosjektstyret har som formål å føre kontroll og tilsyn med prosjektet og dets utvikling, på vegne av linjeorganisasjonen.

Kommersiell organisasjon

Figuren til høyre viser en typisk kommersiell virksomhet.

Denne type virksomhet blir etablert ved at en eller flere personer stifter et selskap som har et bestemt formål.

Det kreves at det etableres et styre i slike selskaper, selv om det bare er en eier. (I så fall er valget av styret svært enkelt). Et styre velges på generalforsamlingen, hvor alle eiere kalles inn og gjennomfører valg av styre.

Det lovlige valgte styret ansetter daglig leder, som også er krevet i de fleste kommersielle virksomheter (regulert med lov og vedtekter). Det er selvfølgelig ikke påkrevet at en allerede tilsatt daglig leder må tilsettes på nytt ved valg av nytt styre. Daglig leder er tilsatt i organisasjonen.

Daglig leder ansetter i sin tur de ansatte som kreves for å utføre arbeidsoppdragene. Stillingene godkjennes normalt av styret.

Frivillig organisasjon/lag/foreninger

Figuren til høyre viser en typisk organisasjon av lag og foreninger.

Organisasjonen består av en medlemsmasse som på et årsmøte eller generalforsamling velger et styre som skal lede organisasjonen. Både valg og drift skjer etter organisasjonens vedtekter.

Styret kan ansette en daglig leder, eller generalsekretær dersom organisasjonen har en viss størrelse. I mindre organisasjoner er det ikke vanlig med denne funksjonen, og styret må selv ivareta de oppgaver som normalt ville tilkommet en daglig ledelse.

Oppgaver for styret eller daglig leder vil være å tjene medlemmenes interesse, samt å legge forholdene til rette for rekruttering og bærekraftig virksomhet.

Vi ser av figuren at medlemmene gir legitimitet til styret gjennom årsmøte/generalforsamling til å føre kommando over organisasjonen.

Legitimitetslinjen

Legitimitetslinjen for større organisasjoner, som har flere nivåer, går fra medlemmene, gjennom direkte valg av lokalstyre, delegater til regionalstyre og sentralstyre.

Her er det forskjellige metoder som benyttes. En metode kan være at lokalstyre utser delegater til regional- og sentralstyret. En annen er at medlemmene velger direkte delegater. En annen metode er beskrevet nedenfor under legitimitetslinje foreninger.

Kommandolinjen

Ved å ta utgangspunkt i legitimitetslinjer over, ser vi at nivåene er snudd på hodet når det gjelder kontroll av organisasjonen.

Her er det sentralstyret som utarbeider retningslinjer for hele organisasjonen og legger føringer for de underlagte organisasjoner, så som regionale og lokale ledd.

Regionale og lokale nivåer må anpasse sin virksomhet til sentralstyret, men tar regionale og lokale hensyn og tilpasninger.

Det er vanlig at vedtekter for lokalorganisasjoner og regionale organisasjoner godkjennes av sentralstyret. Dette er viktig for å kunne holde organisasjonen sammen, og hindre at lokalavdelinger "stikker av" fra organisasjonen.

Legitimitetslinje foreninger

Figuren viser en metode for å velge styre på forskjellig nivå.

Den totale medlemsmasse er representert av mindre grupper medlemmer tilhørende et geografisk avgrenset lokalt eller regionalt område.

Medlemmene tilhørende det lokale området velger selv et styre som har lokale avgrensninger, mens medlemmene som tilhører en region (også bestående av lokale medlemmer) velger sitt eget styre.

På dette vis velger alle nivå sitt styre som representerer nivået. Det enkelte medlem er tilsluttet alle nivå. Ved verdensomspennende organisasjoner kan nivåene være mange.

Kommandolinjen er den samme som beskrevet ovenfor.

En annen måte å danne regionalstyre og sentralstyre på, er gjennom valg av delegater fra lokallagene, hvor disse delegatene representerer sitt lokallag eller region i det overordnede styre.

Noen ganger kan lokallag eller valgte funksjoner i lokallag handle i uoverensstemmelse med overordnet organisasjon. (Se under om autonomitet).
Hvilke sanksjonsmåter kan overordnet organisasjon utøve over den underlagte når det er medlemmene den underlagte organisasjon som har valgt styret?
Overordnet leder kan ikke avsette en undergitt leder som er valgt av den underlagte organisasjons medlemmer. Selv om den undergitte forbryter seg mot organisasjonen. Sanksjonsmuligheter i slike tilfeller kan være eksklusjon av medlemskapet for aktuell leder.

Til toppen

(c) Birger Olsen 2016
Oppdatert feb 19