Fra og med dette avsnittet forlater vi linjeorganisasjonen og fokuserer på styrearbeid. Vi skal se på hvordan et styre driftes, samt fordeling av arbeid og opprettelse av funksjoner. Først skal vi se på styrende organer.
I en organisasjon finnes det i hovedsak to styrende organer. Disse er:
Nå kan det opprettes dedikerte arbeidsgrupper og fond innen virksomheten, som også fungerer som mindre utnevnte styrer. Disse vil typisk rapportere til styreleder i virksomheten. Disse små organisasjonene kan minne om prosjektorganisasjoner. Skilnaden er at prosjektorganisasjonen har en tidsbegrenset levetid, og skal opphøre etter at den har utspilt sin rolle.
Vi skal på disse sidene fokusere på de styrende organer.
Først litt om forskjellen på generalforsamling og årsmøte. Generalforsamling er det begrep som brukes når eiere av et selskap samles som det høyeste organ i selskapet.
Består "eierne" av medlemmer, benyttes begrepet årsmøte om det samme organ.
For å komplisere litt mer benyttes begrepet sameiermøte om tilsvarende organ i en sammenslutning av eiere i et bofellesskap av selveiere, eller selskapsmøte for ansvarlige selskaper og selskapsformer som faller inn under selskapsloven.
For enkelhets skyld omtales disse fora som årsmøte videre på denne siden.
Når det gjelder planlegging og etterarbeid, er dette omtalt i kapitlet om møtegjennomføring.
Årsmøte er en organisasjons høyeste besluttende organ, og består av alle eiere/medlemmer. Oppgavene for et årsmøte er å godkjenne driften i organisasjonen, velge en ledelse og legge føringer for organisasjonens utvikling, evt. å justere vedtekter.
En av hovedoppgavene til et årsmøte er å gi legitimitet til en gruppe mennesker, som har tillit hos medlemmene, til å handle på vegne av alle medlemmene. Oppgavene til årsmøtet er i hovedsak:
Mer om oppgaver under "Typiske saker".
Det er vanlig at det gjennomføres årsmøte en gang i året. Det betyr at årsmøtet ikke er ment å forestå den daglige drift, men kun følge opp styrets arbeid. Det kan derimot gjennomføres flere årsmøtet i året hvis nødvendig, men disse kalles ekstraordinære årsmøter.
Til Årsmøte/GeneralforsamlingDet finnes mange saker en organisasjon skal håndtere i løpet av et år. Noen saker kan løses av styret, og da skal de løses av styret. Andre saker må behandles på årsmøte fordi de er av prinsipiell karakter, eller går på konstitueringen av organisasjonen. Vedtektene skal beskrive hvilke saker som skal behandles på årsmøte.
Det kan selvfølgelig være andre saker som ikke er nevnt i vedtektene, men som er av en slik karakter at de bør løftes opp til årsmøtet. Dette avgjør i så fall styret, som må forberede saken svært godt.
Sakene som må behandles på årsmøte er for virksomheter omfattet av lov og forskrift beskrevet i lov for disse. Eks Aksjeselskaper, samvirkeselskaper osv. Sakene skal også beskrives i organisasjonens vedtekter. Disse kan være:
Noen ganger er det behov for å gjennomføre ekstraordinært årsmøte. Først - hva er et ekstraordinært årsmøte? Jo, det er helt enkelt et årsmøte som avholdes utenfor det faste årlige ordinære årsmøte.
Vedtektene forteller hvem som kan kreve ekstraordinært årsmøte, og hva som skal til for å kunne gjennomføre ekstraordinært årsmøte. Ofte vil det være styret eller en eller flere av eierne/medlemmene som krever ekstraordinært årsmøte. Bakgrunnen er som regel noe som har oppstått i organisasjonen og må behandles som årsmøtesak, og som ikke kan vente til det ordinære årsmøtet.
Kun relevante saker skal behandles på ekstraordinært årsmøte.
Innkalling til ekstraordinært årsmøte har som regel kortere frister enn til det ordinære årsmøtet, men det må gis en såpass lang frist at årsmøtets medlemmer kan forberede seg. Frister skal være definert i vedtektene. Det er ingen innmelding av saker til ekstraordinært årsmøte, da det er saken som krever dette møtet gjennomført.
Gode protokoller fra årsmøte er svært viktige. Dette av to grunner. Først og fremst for at det ikke skal være tvil om hva som ble besluttet, og ved uenigheter skal man kunne gå tilbake i protokollen for å se hva som gjelder.
For det andre er det protokollene med vedlegg som viser aktiviteten - historisk sett. Historikere benytter gamle møteprotokoller for å skrive historien, eller gi viktige innspill til denne. Av sistnevnte grunn bør protokoller aldri makuleres.
Årsmøteprotokollen er et juridisk bindende dokument, og det må aldri kunne reises tvil om hvilke beslutninger som ble gjort på et årsmøte. Nøyaktighet i møtegjennomføring og protokoll er av avgjørende betydning for virksomheten/organisasjonen.
En årsmøteprotokoll må inneholde:
Les mer om protokoller under kapitlet styringsverktøy.
Til Årsmøte/GeneralforsamlingOrganisasjonsstyre, eller styre, som det er kalt videre, er det organ som skal føre den løpende kontroll med virksomheten. I mindre organisasjoner er det også den enhet som selv utfører oppgavene som virksomheten har.
Vi skal i dette avsnittet se nærmere på:
Styret i en organisasjon har i prinsippet 3 oppgaver:
Styret har, gjennom fullmakter ved valg, fått forvaltningsplikt for organisasjonen. I mindre organisasjoner er det styret selv som ivaretar forvaltningen, men i større organisasjoner og kommersielle virksomheter vil dette være upraktisk og noen ganger umulig.
Styret kan, dersom det er hensiktsmessig, og årsmøte eller vedtekter tilsier det, tilsette en daglig leder. Denne daglige leder er i større organisasjoner også benevnt som Generalsekretær. I næringsvirksomheter kalles denne rollen rett og slett for daglig leder, direktør eller tilsvarende. Daglig leder bør ikke være en del av styret, da styret har tilsynsplikt, og innhabilitet kan oppstå ved for tette bånd. Daglig leder kan allikevel fungere som en sekretærfunksjon for styret.
Har organisasjonen medlemmer, er en viktig oppgave for styret å ivareta disse, samt å skape engasjement blant medlemmene som en del av forvaltningen. Igjen kan denne oppgaven delegeres til daglig leder dersom en slik er ansatt. Uansett vil det være styrets ansvar.
Avhengig av formål og hensiktsmessighet, kan daglig leder tilsette en driftsorganisasjon. Ved slike virksomheter vil styrets hensikt være å utøve den daglige kontroll og tilsyn, og daglig leder rapporterer jevnlig til styret. Det er altså styrets oppgave å sørge for en hensiktsmessig organisering innen de rammer gitt av årsmøtet, samt finne gode rutiner som gir styret god nok oversikt over organisasjonens drift.
Styret har, som en del av forvaltningen, også ansvar for sikkerhet og beredskap i virksomheten/organisasjonen. Det vil si å få utarbeidet nødvendige sårbarhets- og risikovurderinger.
Den siste oppgaven er rapportering. Dette skjer til årsmøtet gjennom en årlig virksomhetsberetning og regnskap. Har organisasjonen ansatte, skal også forhold innen Helse, Miljø og Sikkerhet (HMS) rapporteres. Ved spesielle saker, som må behandles på ekstraordinært årsmøte, er det styrets oppgave å kalle inn til dette, og gi årsmøtet nødvendig og relevant grunnlag i saken.
De konkrete oppgavene et styre kan ha, er listet under avsnittet "typiske saker" under.
Når det gjelder møtehyppighet og rutiner rundt innkalling, er dette behandlet i kapitlet Møtegjennomføring.
Til OrganisasjonsstyreSaker på et styremøte kan være hva som helst av driftsmessig karakter. Avhengig om virksomhetene har en driftsorganisasjon eller kun har kontrollfunksjon, vil sakene være av noe forskjellig karakter.
Sakene kan typisk være:
Tillegg for virksomheter med driftsorganisasjon, hvor syret kun har kontrollfunksjon:
Tillegg for organisasjoner uten driftsorganisasjon, hvor syret også har en utøvende funksjon:
Forut for årsmøter/generalforsamlinger for alle virksomheter:
Utover det som er nevnt ovenfor er det en rekke andre saker som vil måtte behandles på styremøtene. Styret må også skille ut saker som i henhold til vedtektene er for "store" for styret, og som må behandles på årsmøte eller ekstraordinært årsmøte.
Det anbefales at en unngår å benytte agendapunktet "Eventuelt", da styremedlemmene ikke har mulighet til å forberede seg i slike saker. Er det oppdukkende saker, kan disse tas opp, men behandles først neste møte.
Til OrganisasjonsstyreDet må alltid føres protokoll fra styremøtene. Dette for at beslutningene skal være tilstrekkelig dokumenterte, men også av historisk verdi.
En styreprotokoll må inneholde:
Se mer om protokoller i kapitlet om "Styringsverktøy".
Til Organisasjonsstyre(c) Birger Olsen 2016
Oppdatert apr 17